SEKRETARIAT I RECEPCJA W FIRMIE

Miejsce: Warszawa

Szkolenie zamknięte: …zapytaj o szkolenie w formie zamkniętej

Program szkolenia

1. Budowanie wizerunku osobistego i organizacji

• znaczenie pierwszego wrażenia w budowaniu reputacji osobistej
• budowanie pozytywnego wizerunku własnego oraz firmy
• zasady oddziaływania postawą, gestykulacją, mimiką, znaczenie ubioru

2. Etykieta na usługach sekretariatu i recepcji

• zachowanie się w różnych okolicznościach (zaproszenia, życzenia, upominki, kondolencje)
• reguły przyjmowania interesantów oraz gości
• powitanie, przedstawienie, tytułowanie
• obsługa wizyt i delegacji (poczęstunki w organizacji i spotkania poza organizacją)
• wybór lokalu, dobór menu, napoje, kwiaty, prezenty

3. Komunikacja interpersonalna oraz kontakt z klientem

• efektywne przekazywanie informacji
• zasady komunikacji interpersonalnej:
• prowadzenie rozmowy

– aktywne słuchanie
– zadawanie pytań

• podejmowanie inicjatywy w kontakcie z klientem
• chronienie czasu pracy szefa, czyli jak dyplomatycznie „odprawić” interesanta
• asertywność w stosunku do szefów, innych pracowników i klientów firmy

4. Wykorzystanie telefonu w pracy sekretariatu

• efektywne prowadzenie rozmów telefonicznych
• sposób zgłaszania się przy odbieraniu telefonu
• strategia i technika prowadzenia rozmowy
• walory głosu do wykorzystania (intonacja, ton, siła i modulowanie)

5. Planowanie i realizacja zadań w pracy sekretariatu

• zarządzanie czasem pracy sekretariatu
• sporządzanie ramowego planu dnia pracy swojego oraz przełożonych
• wybór priorytetów zadań – sprawy ważne i pilne
• rozpoznanie i eliminacja „pożeraczy” czasu
• zasady udzielania informacji

6. Podstawowe relacje pracy

• z kim współpracuje i komu podlega
• kto jest moim klientem – o kliencie wewnętrznym
• najlepsze i najtrudniejsze relacje – co i jak robić inaczej
• na co mam wpływ a na co nie mam wpływu i jak się wtedy zachować?

Trener prowadzący szkolenia

Wojciech F. Szymczak – absolwent Instytutu Nauk Politycznych Wydziału Dziennikarstwa i Nauk Politycznych UW. W latach 1990 – 1993 zdobył doświadczenie w Biurze Prasowym Rządu Urzędu Rady Ministrów pracując przez trzy lata dla pięciu rządów (od rządu T. Mazowieckiego do rządu H, Suchockiej włącznie). Następnie (1992 – 1998) działalność kupiecka. Od ponad 10 lat trener i konsultant zarządzania.

Prowadzi zajęcia dla agencji rządowych, urzędów administracji centralnej, firm biznesowych, Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu, organizacji pozarządowych oraz dla organizacji polonijnych z Australii, Danii, Francji, Kanady, Litwy, Niemiec, Szwecji, Ukrainy, USA, Wielkiej Brytanii. Prowadzi zajęcia w programie dla Policji Dolnego Śląska z zarządzania sytuacją kryzysową (program UE Wrocław).

Posiada Międzynarodowy Certyfikat Trenera Zarządzania oparty na bazie standardów The Chartered Institute of Personnel and Development oraz Certyfikat Doradcy i Asesora w międzynarodowym procesie rozwoju trenerów. Inne certyfikaty: ACTION LEARNING SET Advisor oraz International Coach ICC.

Członek Stowarzyszenia Konsultantów i Trenerów Zarządzania oraz członek International Coaching Community.

W swoich programach szkoleniowych umieszcza moduły z etykiety dot. zachowań biznesowych, negocjacji, skutecznej komunikacji i pracy zespołowej z uwzględnieniem różnic kulturowych. Autor artykułów z dziedziny savoir-vivre, udział jako ekspert w 3-odcinkowym cyklu audycji dot. etykiety w biznesie (stroje biznesowe, etykieta stołu, etykieta spotkań) w telewizji Polonia 1 w 2001 roku, indywidualny doradca menedżerów z dziedziny kreowania wizerunku i etykiety. Był ekspertem radiowej agencji reklamowej z dziadziny etykiety projektując kampanię reklamową opartą o znajomość savoir-vivre. Komentował zasady etykiety m. in. w TVN i dla stacji Canal plus. Prowadzi specjalne pokazy z parzenia i podawania kawy, herbaty oraz zasad degustacji win.

Absolwent między innymi Incident Counterterrorism Training – Group Management Seminar organizowany przez rząd Stanów Zjednoczonych i rząd RP oraz Intensywny kurs komunikacji interaktywnej organizowany przez CID-CNV Włoski Instytut Psychologii Komunikacyjnej – APS 1-3

Tematy szkoleń: „Etykieta dyplomatyczna”
„Etykieta na usługach urzędu – czyli obsługa oficjalnych i roboczych wizyt delegacji z UE”