PLANOWANIE, ORGANIZACJA, ZARZĄDZANIE EVENTAMI

Cele szkolenia:

• Przygotowanie do podjęcia skutecznych działań związanych z planowaniem, organizacją i zarządzaniem projektami eventowymi
• Poznanie konkretnych narzędzi do praktycznego wykorzystania

Charakter zajęć:

• Maksymalnie praktyczny wymiar szkolenia
• Warsztatowa forma: zadania, ćwiczenia, angażowanie uczestników
• Każdy etap koncentruje się na szlifowaniu innych umiejętności

Profil uczestnika szkolenia social media

Specjaliści PR, specjaliści ds. reklamy i marketingu, rzecznicy prasowi firm i urzędów, osoby odpowiedzialne za kreowanie wizerunku firmy na zewnątrz oraz osoby indywidualne zainteresowanie zdobywaniem wiedzy w ramach w szkolenia social media.

O szkoleniu

Termin szkolenia otwartego: …zapytaj kiedy jest zaplanowane szkolenie otwarte

Miejsce: Kraków, Warszawa

Szkolenie zamknięte: …zapytaj o szkolenie w formie zamkniętej

Program szkolenia

1. RODZAJE EVENTÓW

• Eventy, wydarzenia artystyczne, imprezy integracyjne , pikniki, konferencje , CSR , gale, etc.
• Jakie cele mogą realizować eventy i jak odpowiednio dobrać typ eventu

2. PLANOWANIE I ORGANIZACJA EVENTU

• Schemat blokowy przygotowania i przeprowadzenia eventu.
• Sprzedaż eventu – rozmowa z klientem (sprzedaż możliwego do wykonania w budżecie, lokalizacji, czasie Eventu, oraz dobranego do aktualnych nastrojów w grupie pracowników – zwolnienia, zmiany etc.)
• Jak zaplanować działania i harmonogram projektu?
• Niezbędny czas do organizacji eventów na przykładzie eventów o różnej wielkości
• Umowa z klientem ( punkty krytyczne )
• Jak skalkulować imprezę na etapie sprzedaży i na etapie realizacji

– kosztorys imprezy- negocjacja stawek
– stawki kontrahentów
– jak zabezpieczać się przed przekalkulowaniem imprezy
– marża
– uwzględnianie w kalkulacji umów na różnych stawkach opodatkowanie – brutto netto

• Scenariusz eventu a dobór kontrahentów

– na co zwracać uwagę przy współpracowaniu z podwykonawcami – umowa z podwykonawcami ( punkty krytyczne ) – jak współpracować z obsługą miejsca ,w którym odbywa się event ( hotelem, ośrodkiem konferencyjnym itp.) – sprawdzenie podwykonawcy i negocjacja stawek

• Zespół realizujący projekt i podział zadań.

– dobór ludzi do zespołu na co zwracać uwagę
– podział zadań
– kontrola postępu przygotowań

• Narzędzia potrzebne do planowania i monitoringu działań
• Kwestie prawne

– impreza masowa jakie pozwolenie, z jakim wyprzedzeniem, w jakich urzędach
– ubezpieczenie uczestników NW
– ubezpieczenie firmy
– organizatora OC

3. KOLEJNE ETAPY DZIAŁANIA: PARTNERZY, SPONSORZY, PATRONI HONOROWI, MEDIA PATRONI, ODBIORCY I BENEFICJENCI.

• Zaproszenia , identyfikatory obsługa foto, film, catering, muzyka, światła, nagłośnienie, konferansjerzy

4. EVENT -DZIAŁANIA I ZARZĄDZANIE W TRAKCIE TRWANIA EVENTU

• Przyjazd przed eventem i ostatnie zmiany
• Kontakt z klientem w czasie eventu
• Delegowanie zadań i monitoring
• Monitoring pracy kontrahentów
• Monitoring standardu obsługi w miejscu eventu

5. NAJCZĘŚCIEJ POPEŁNIANE BŁĘDY PODCZAS PRZYGOTOWAŃ I ORGANIZACJI EVENTÓW

• na czym zwykle „wykładają się” organizatorzy, punkty krytyczne,
• problematyczni uczestnicy

6. CO PO EVENCIE ?

• rozliczenie projektu
• rozmowa z klientem na temat przebiegu eventu

7. WARSZTAT I PRACA W GRUPACH NAD PRZYGOTOWANIEM EVENTEM ( WYBÓR LIDERA, PODZIAŁ ZADAŃ, PRZYGOTOWANIA, PLAN, KOSZTORYS )

• prezentacja na forum projektu
• analiza błędów

8. PODSUMOWANIE SZKOLENIA I CZAS NA DYSKUSJĘ

Metodologia szkolenia

Szkolenie zostanie przeprowadzone z wykorzystaniem metod takich jak: wykład interaktywny, prezentacja multimedialna, studium przypadku (case study), ćwiczenia indywidualne, ćwiczenia grupowe, dyskusje. W ramach szkolenia  oferujemy także 30 – dniową konsultacje online trenerem szkolenia.

Trener prowadzący szkolenia:

Piotr Sztaba – wykształcenie wyższe paramedyczne, od 1998 r. logistyk i negocjator w firmie Pathways Polska, autor i realizator emocjonujących szkoleń, koordynatorów projektów eventowych. Specjalista w organizacji CSR eventów oraz imprez typu incentive, dużych wydarzeń artystycznych, konferencji. Autor programów i zadań wykorzystywanych podczas szkoleń integracyjnych. Ekspert z dziedziny organizacji, planowania i zarządzania eventami.

Zorganizował kilkaset eventów , szkoleń, konferencji dla następujących klientów: Avon Cosmetics Polska, Bank Zachodni WBK S.A., Basell, Orlen, BMW Polska, BP Polska, Altadis, Bank Gospodarstwa Krajowego, Bayer, Billbird, British American Tobacco, Cargill Polska, Coca Cola HBC, Coca Cola Poland Services, Commercial Union Computerland, Danone, DAX Cosmetics, DHL, Elektromontaż Poznań S.A., Elektrownia Bełchatów, Empik, EnerSys, Ernst&Young, Gestami, Gilette, GlaxoSmithKline, IKEA, Impas, INFOR, Intergraph Europe Polska, Johnson & Johnson, Kompania Piwowarska, Levis Strauss, Microsoft, Motorola, Multikino, Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa, Nokia – Siemens, PKN Orlen, Polcard, Polkomtel, Powiatowy Urząd Pracy Tychy, Rabobank Polska, Raiffeisen Bank, Reckitt Benckiser, Reebok Poland, Saint Gobain, Sanofi – Aventis, Sarantis, SAS, Schering AG, Siemens, SoftwareMind, Telekomunikacja Polska S.A., Tetrapak, Unilever Polska, Whirlpool, Żywiec Zdrój.

Koordynował i zarządzał nietypowymi projektami np. Projekt Barka – sprowadzenie drogą wodną XIX wiecznej barki z Holandii do Krakowa, duże projekty CSR . Ponad to był głównym koordynatorem wielu wypraw alpinistycznych w wysokie góry świata.