Konferencja prasowa lista to-do

1. Określenie daty konferencji (bezpieczny czas 2-4 tygodni wcześniej)

Sprawdzenie czy nie ma kolizji (Prelegenci, inne wydarzenia w tym samym czasie, święta narodowe)

2. Sala

• Znalezienie
• Sprawdzenie (wygląd, nagłośnienie, elementy przeszkadzające, ustawienie bez konfliktu ze spóźnionymi, lub osobami, które będą musiały wcześniej wyjść)
• Ustalenie ustawienia
• Ponowne sprawdzenie – dzień przed konferencją (lub w sam dzień konferencji)

3. Catering

• Właściciel sali, czy zewnętrzny?
• Wycena
• Ustalenie menu
• Potwierdzenie ilości osób (najlepiej na 1-2 dni przed: liczba przewidywana + ok. 10%)

4. Opracowanie programu konferencji

5. Opracowanie potencjalnie niewygodnych pytań i odpowiedzi

6. Zaproszenia dla dziennikarzy

• Pomysł
• Zlecenie/zamówienie (graficzne, gadżety, opakowanie)
• Wysyłka

7. Lista mediów

• Znalezienie dziennikarzy zainteresowanych „naszym tematem” (nie tylko nazwisko, ale także mail, telefon)
• Wysyłka zaproszeń
• Tzw. follow-up (telefony z pytaniem, czy zaproszenie dotarło, czy będą obecnie na konferencji) – po wysyłce zaproszeń
• Follow-up powtórny (w tygodniu przed konferencją)

8. Materiały prasowe – przygotowanie i złożenie/nagranie

• Teczka firmowa
• Informacja prasowa
• Tzw. backgroung (rozszerzony materiał prasowy)
• Inne potrzebne materiały
• Sylwetki prelegentów
• Płyta/Pendrive:

o Elementy wydrukowane
o Elementy graficzne (logotypy, zdjęcia prelegentów, projekty, wizualizacje, itp. – rozdzielczość 300 dpi)
o Pliki dźwiękowe dla radia
o Wizualizacje dla telewizji

• Sprawdzenie ilości

9. Krótko przed:

• Sala (jw.)
• Catering (jw.)
• Sprawdzenie materiałów prasowych
• Przygotowanie (briefing Prelegentów i Prowadzącego: przede wszystkim w kwestii niewygodnych pytań!)
• Przygotowanie tzw. koziołków
• Opcjonalnie – „dekoracja” sali (plakaty, standy, naklejki na laptopa, itp.)
• Wybór osoby dokumentującej (fotograf, kamerzysta, itp.)

10. Konferencja:

• Przygotowanie recepcji dla dziennikarzy
• Opieka nad Prelegentami (także pilnowanie ustalonego czasu)
• Umożliwienie ew. kontaktu dziennikarze-prelegenci
• Przewidywanie nieprzewidzianego

11. Krótko po:

• Monitoring mediów
• Ocena i wnioski

na podstawie programu szkolenia Kontakty z mediami trening medialny trener Urszula Podraza